南京图书馆:用数字化工具提升图书馆活动报名与评选工作效率

BANNER 南京图书馆

南京图书馆位于南京市玄武区,简称南图,前身为1907年(清光绪三十三年)创办的江南图书馆,是中国第一所公共图书馆,也是中国第三大图书馆、亚洲第四大图书馆,江苏省省级公共图书馆、首批全国古籍重点保护单位,国家一级图书馆、江苏省文献资源保障中心。截至2017年底,藏书总量超过1200万册,仅次于国家图书馆和上海图书馆,位居全国第三,读者证总量超过100万张,日均到馆读者达8000人次。


面临挑战

  • ?寒暑假期间每天开放图书馆体验活动名额,需要长期有效的预约系统支持
  • ?每天的可报名时段和报名名额需实时更新
  • ?希望实现自助预约,降低人工沟通的工作成本
  • ?如何高效统计每场活动的到场情况
  • ?评选类活动需要提交各类申报材料,以往通过邮件和线下渠道汇总整理,消耗大量人力
  • ?参评材料数量多,类型多,需提高评审人员协作能力,提升评选工作效率

为寒暑假小读者体验活动设计特色预约报名平台,灵活设定预约规则,智能实现分时段限量报名

南图在举办读书沙龙等读者活动时,统一使用麦客在线上收集报名信息,设定多种报名规则,满足不同活动对报名时间、场次和人数的要求:

比如小读者寒暑假体验活动的参与形式是按天预约报名,每天限报一名小读者。通过使用麦客预约管理功能,小读者可以在日历面板中直接预约体验日期,查看具体的体验时段;如果该时段已经达到报名上限,系统也会自动提示名额已满,方便小读者考虑其他日期,极大地节省了人工沟通工作,既方便又智能。

在活动现场引入电子签到环节,扫码自助完成签到,准确了解活动参与情况

南图非常重视每次线下活动的举办质量,而到场人数是衡量的重要标准之一。

南图对读者报名表单启用“签到”功能后,获取签到专属二维码,活动当天将二维码展示在场馆入口,读者手机扫码后,系统会自动验证读者身份并提示“签到成功”,系统后台也会自同步将读者报名状态更新为“已签到”,实时统计已签到、未签到的读者数量,方便南图工作人员准确掌握活动报名读者的到场情况,为活动策划分析提供重要参考。

EXAMPLE签到示例
* 示例图片,非品牌方真实统计数据

为评选类活动搭建申报平台,在线提交各类证书材料,规范申报流程

为激发广大读者学习热情,南图每年都会评选年度“优秀读者”,由于受众广泛,读者参与度高,并且需要提交各类证明材料作为评选依据,南图选择使用麦客系统承担这一年一度的重要活动报名材料收集工作。

麦客表单提供多种类型的题目组件,不仅可以确保收集到的读者手机号、住址等信息格式正确规范,还可以通过“附件”组件收集读者上传的评选资料,比如利用南图馆藏文献取得的科研成果或工作业绩材料,完全满足评选活动的报名要求。

南图将麦客表单二维码展示在评选活动的微信推文中,读者在了解活动详情的同时即可通过手机、电脑等多种设备在线申报评选材料,审核部门在麦客后台进行协作,共同完成审核工作,大幅提升评选工作效率。

南京图书馆选用的麦客产品

  • 预约管理平台
    预约管理平台
    灵活设定预约时间和预约规则
  • 签到
    签到
    统计活动到场情况
  • 附件组件
    附件组件
    收集全类型资质材料
  • 空间资源
    空间资源
    大容量磁盘空间,智能管理图片文档
  • 表单访问加速
    表单访问加速
    提升报名访问体验
  • 嵌入微信平台
    嵌入微信平台
    打通微信公众平台
  • 成员协作
    成员协作
    多人共同完成审核工作

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